När att göra-listan växer gäller det att arbeta smart och produktivt. Dels handlar det om att arbeta effektivare, men även att sätta förväntningarna rätt – på dig själv och andra. Här får du 6 tips för produktiva arbetsdagar.
Hitta din egen rytm
Många av oss har en tid på dagen då vi känner oss mest kreativa och fulla av energi. Det är då det passar bäst att ta tag i utmanande arbetsuppgifter. Säg att du är morgontrött, då kan det kännas omöjligt att sätta igång med en stor uppgift direkt på morgonen. I det scenariot skulle du kunna ägna den första delen av arbetsdagen åt saker som det känns enklare att komma igång med. Oavsett om det är inkorgen, planering eller något annat. Sedan, när du är ”uppvärmd”, kan det vara lättare att ta dig an tyngre saker.
När du lärt dig vilken rytm dina arbetsdagar har kan du börja planera uppgifterna därefter. På så sätt blir du mer produktiv, eftersom det blir lättare att hålla tempot på en jämn nivå.
Prioritera efter vad som faktiskt är viktigt
Du försöker förmodligen redan prioritera rätt saker. Men frågan är om du gör det på ett sätt som passar dig? Det finns en uppsjö av tekniker för prioritering, men ett exempel är Eisenhowers princip. Den här metoden går ut på att synliggöra vad som faktiskt är värt din tid.
Du skapar en att göra-lista med fyra rutor: viktigt och bråttom, viktigt och mindre bråttom, oviktigt och bråttom och oviktigt och mindre bråttom. På så sätt får du tydligare översikt över vad som behöver göras först och vad du till och med kan strunta i. Mer om Eisenhowers princip kan du läsa hos tidningen Chef.
Var tydlig i kommunikationen med andra
Tydlighet bidrar till produktivitet, för när du kommunicerar effektivt spills ingen tid på dålig kommunikation. Det handlar om att respektera varandras tid och hjälpa varandra att prioritera rätt.
Säg inte ”kan du titta på det här när du har tid” om du behöver få feedback innan en viss dag. Då är det viktigt att förklara den tidsramen för din kollega, till exempel genom att säga ”har du möjlighet att kika på detta och ge mig feedback innan onsdag?”. Om kollegan inte har tid kanske någon annan på företaget kan hjälpa till.
Sätt inte dina eller andras förväntningar för högt
Att säga ja till mer än du faktiskt hinner är inte produktivt. Oftast blir resultatet att ingenting blir gjort ordentligt. Lösningen på problemet är att sätta dina egna och andras förväntningar på en realistisk nivå. Våga delegera eller säga ifrån om det blir för mycket.
Det är en fördel att lära dig kvantifiera hur lång tid olika sorters uppgifter tar. På så sätt kan du lättare svara på om du hinner något eller inte. Glöm inte att ta höjd för raster och att en kollega kanske kommer förbi med en snabb fråga.
Minimera dina transporter
När planeringen är tajt kan minimerade transporter göra stor skillnad för din arbetsdag. På så sätt bidrar en arbetsplats med centralt läge till produktivitet, och för många är coworking ett kostnadseffektivt sätt att få den fördelen. Genom att ha en representativ miljö att bjuda in till blir det dessutom lättare att hålla fler möten hos dig.
Med CONVENDUMs centrala lägen går det snabbare att ta dig till och från kunder och samarbetspartners kontor i Stockholm och Göteborgs centrala delar. I Stockholm har medlemmarna till och med tillgång till lokaler runt om i staden, så att din arbetsplats nästan alltid finns nära när du är på språng.
Undvik avbrott i arbetet
Någon gång har nog de flesta av oss försökt göra flera saker på samma gång. Som att svara på mail, gå på möten och klura på hur vi ska lösa ett projekt samtidigt. Att ha många bollar i luften som det heter. Ibland måste det vara så av olika skäl, men då tar produktiviteten skada.
Många känner nog igen sig i att de arbetar effektivast när de får skärma av och göra en sak i taget. Så när du behöver kunna arbeta på det sättet är det bäst att gå undan och vara tydlig inför dig själv och andra med att du behöver fokusera.
Passa på att bestämma dig för vilka tidpunkter under dagen som du ska öppna inkorgen (snarare än att göra det så snart ett nytt meddelande kommer). Om du sitter på CONVENDUM kan du även gå undan till ett tyst skrivbord. För hur härliga kollegorna än är behöver alla utrymme att fokusera då och då.
CONVENDUM etablerar moderna och efterfrågade Coworking spaces och Coliving i centrala affärsdistrikt. Vi erbjuder premiumkontor i kombination med aktivitetsbaserade öppna coworkingytor, lounge, konferenscenter, restaurang, café, gym, musikstudios och showrooms. Följ oss på Facebook, LinkedIn, Instagram och YouTube.
