Vi, Convendum Corporation AB (publ.), 559020-5182, med dotterbolag (härefter CONVENDUM“, “vi“, “oss“) har skapat denna personuppgiftspolicy (härefter “Policyn“) för att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. Policyn omfattar vår behandling av personuppgifter relaterade till Medlemmars (eller potentiella Medlemmars) kontaktpersoner, Användare, Partnerrepresentanter, Konferensgäster och Besökare. Läs igenom denna Policy noggrant för information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

CONVENDUM Corporation AB är personuppgiftsansvarig
CONVENDUM är personuppgiftsansvarig i samband med behandlingen av dina personuppgifter. Du kan kontakta oss enligt följande:
CONVENDUM Corporation AB
Box 3359
Regeringsgatan 48
103 67 Stockholm
Sverige
info@convendum.se | +46 (0)10 510 08 88

Definitioner som används i denna policy
Besökare: en fysisk person som kommer in i våra lokaler.
Användare: en fysisk person som är anställd av, eller på annat sätt anlitas av, en Medlem.
Medlem/mar: juridisk/a person/er som har ett avtalsförhållande med oss angående våra Tjänster.
Konferensgäst: en levande person som har bokat, eller är deltagare i, ett möte eller konferens som hålls i våra lokaler.
Tjänster: alla tjänster vi tillhandahåller.
Partnerrepresentant: en fysisk person som är representant för någon av våra samarbetspartners (andra än Medlemmar) eller potentiella samarbetspartners, såsom leverantörer.

Vår behandling av dina personuppgifter
I enlighet med EU:s dataskyddslagstiftning är vi ansvariga för de personuppgifter som vi behandlar när vi tillhandahåller våra Tjänster, och vi är ansvariga för att se till att vi behandlar personuppgifterna i enlighet med gällande lagstiftning.

Du kan besöka vår webbplats utan att lämna dina personuppgifter. Beroende på vilken tjänst du vill att vi ska tillhandahålla (t.ex. boka en visning av våra anläggningar eller registrera dig för ett medlemskap, privatkontor eller vid hyra av ett konferensrum) måste vi samla in och behandla några av dina personuppgifter. Informationen behövs för att uppfylla våra åtaganden gentemot dig, oavsett om du är en Användare, en Besökare, en Konferensgäst eller en Partnerrepresentant.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi kan komma att behandla följande personuppgifter:
– Namn och kontaktinformation, t.ex. e-postadress, adress och telefonnummer.
– Affärsrelaterad information, t.ex. vilket företag du arbetar för och annan affärsrelaterad information som kan vara relevant för vår affärsrelation med dig.
– IP-adress och MAC-adress när du använder våra nätverk.
– Videofilmer från våra kamerabevakningssystem.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:
För att tillhandahålla och utveckla våra Tjänster, t.ex.:
– för att få uppdaterad information om dig;
– för att kommunicera relevant information om våra Tjänster;
– för att administrera och leverera begärda Tjänster till dig, inklusive att skapa användarkonton;
– för att administrera betalningsskyldigheter;
– för intern felsökning, dataanalys, testning och statistiska ändamål;
– för att säkerställa att innehåll presenteras på det mest effektiva sättet för dig och din enhet;
– för att genomföra kundnöjdhetsundersökningar avseende våra Tjänster (t.ex. efter att du har kontaktat vår kundtjänst) via e-post, sms, telefon eller på annat sätt;
– för allmänna affärsutvecklingsändamål;
– för att förhindra missbruk av våra Tjänster som en del av vårt arbete med att hålla våra Tjänster säkra och skyddade; eller
– för att ingå eller upprätthålla affärsrelationer med samarbetspartners (eller potentiella samarbetspartners).

I marknadsföringssyfte, t.ex.:
– för att kommunicera relevant information om oss och våra Tjänster.

Av säkerhetsrelaterade skäl, t.ex.:
– för att förhindra stöld av eller skada på vår eller våra Medlemmars egendom;
för att genomföra riskanalyser, vid bedrägeriförebyggande arbete och vid riskhantering;
– om vi misstänker att din aktivitet bryter mot våra användarvillkor eller andra policies vid användning av vissa produkter eller Tjänster.

För efterlevnad av gällande lagar, såsom bestämmelser om bokföring och skatt.

Om du ger oss ditt samtycke till att behandla dina personuppgifter för ett specifikt ändamål (som du kommer att informeras om separat).

Var och när samlar vi in dina personuppgifter?
Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig för de ändamål som anges ovan i följande situationer:
– när du lämnar dina uppgifter till oss direkt via vår webbplats eller andra elektroniska medel; eller
– när du lämnar dina uppgifter till oss direkt på fysisk väg.

Vi kan också samla in dina personuppgifter för de ändamål som anges ovan från andra i följande situationer:
– när en Medlem eller en tredje part lämnar dina uppgifter till oss direkt via vår webbplats eller andra elektroniska medel (t.ex. när en Medlem vill skapa ett användarkonto till en av sina anställda);
– när vi, genom en tredje part (inklusive allmänt tillgängliga källor), samlar in information om en Medlem; eller
– när en Medlem eller en tredje part ger oss ger oss direkt tillgång på fysiskt sätt.

De personuppgifter som samlas in från andra än dig själv kommer endast att behandlas inom ramen för vår verksamhet där vi har ett berättigat intresse eller om det krävs enligt gällande lagar.

Rättslig grund för behandlingen
Vår behandling av dina personuppgifter sker med följande rättsliga grunder:
– behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna bedriva verksamhet där vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter (t.ex. i vår dagliga verksamhet att tillhandahålla våra Tjänster, i marknadsföringssyfte och av säkerhetsrelaterade skäl);
– behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla en rättslig förpliktelse (t.ex. bokförings- och skattelagstiftning); eller
– behandlingen baseras på ditt samtycke.

Utlämnande av information
Vi säljer inte dina personuppgifter till tredje part, men vi kan dela dina personuppgifter med myndigheter för att uppfylla våra juridiska skyldigheter.

Vi kan också dela information när vi säljer obetalda skulder till tredje part eller om vi säljer eller köper någon verksamhet eller tillgångar. Vi kan då lämna ut dina personuppgifter till den presumtiva säljaren eller köparen av sådan verksamhet eller tillgångar. Om vi, eller våra tillgångar förvärvas av en tredje part, kan dina personuppgifter lämnas ut till en sådan tredje part. Innan någon avyttring sker kommer vi se till att det finns tillräckliga skyldigheter för tredje part att iaktta sekretess.

Vi använder även programvaru- och datalagringsleverantörer som kan behandla dina personuppgifter (t.ex. SafeQ, Salto och MultiNet Interactive). Dessa leverantörer får dock endast behandla data för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner.

Var behandlas dina personuppgifter?
I största möjliga mån behåller vi dina personuppgifter inom den inre marknaden, d.v.s. inom EU/EES. I vissa situationer, t.ex. när vi delar dina uppgifter med en IT-leverantör med verksamhet utanför EU/EES, kan dina personuppgifter behandlas utanför EU/EES. Om och när dina uppgifter behandlas utanför EU/EES ser vi till att det finns en adekvat skyddsnivå och att lämpliga skyddsåtgärder vidtas.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi behåller dina personuppgifter så länge du använder våra Tjänster eller så länge det är nödvändigt för att upprätthålla våra affärsrelationer. Vi behåller personuppgifter som kan tillskrivas Medlemmars (eller potentiella Medlemmars) kontaktpersoner och Partnerrepresentanter under en period på upp till två (2) år efter att respektive affärsrelation har upphört. Under denna tvåårsperiod kan personuppgifter behandlas för marknadsföring, statistik och andra affärsutvecklingsändamål. Vi behåller en Användares personuppgifter under en (1) månad efter att en Medlem har meddelat Användarens sista dag att vara Användare till oss. Oaktat ovan lagras vissa personuppgifter längre på grund av rättsliga förpliktelser (t.ex. bokföring) och/eller om vi har ett legitimt intresse för att upprätta, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Besökares och Konferensgästers personuppgifter behandlas så länge som krävs för att vi ska kunna tillhandahålla våra Tjänster.

Dina rättigheter
Du har rättigheter avseende dina personuppgifter som vi respekterar och gärna hjälper dig att utöva. Vi listar dem nedan. Om du vill utöva någon av dem, kontakta info@convendum.se.
– Rätt till tillgång till dina uppgifter. Du kan begära en kopia av dina personuppgifter om du vill veta vilken information vi har om dig.
– Rätt till rättelse. Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktig eller kompletterar ofullständig information om dig.
– Rätt till begränsning av behandlingen. Du kan begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Det kan t.ex. vara relevant om vi har felaktiga uppgifter om dig och du inte vill att behandlingen ska fortsätta förrän vi har korrigerat den.
– Rätt till radering (rätt att bli bortglömd). Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter från vår behandling som baseras på ditt samtycke eller vårt berättigade intresse.
– Rätt till dataportabilitet. Om behandlingen baseras på ditt samtycke eller ett avtal kan du begära att dina personuppgifter hämtas i ett maskinläsbart format så att de kan vidarebefordras till en annan part.
– Rätt att invända. För behandling baserat på berättigat intresse har du rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Vi balanserar ditt intresse av integritet mot vårt intresse av att behandla dina personuppgifter och är ditt intresse större, upphör vi att behandla dina personuppgifter.
– Rätt att inte bli föremål för profilering. Du har alltid rätt att begära att inte bli föremål för profilering.

Ändringar i Policyn
Observera att vi kan ändra denna Policy från tid till annan efter behov för att återspegla våra Tjänster och därtill hörande behandling av personuppgifter.

Frågor och förslag
Vi är ansvarig enhet (personuppgiftsansvarig) för behandlingen av dina personuppgifter enligt beskrivningen ovan. Om du har frågor eller förslag angående denna Policy eller dina personuppgifter, vänligen skicka ett e-postmeddelande till info@convendum.se.

Om du är missnöjd
Om du anser att vi misslyckas med att ta hand om dina personuppgifter eller om du anser att dina rättigheter inte respekteras kan du kontakta Datainspektionen. Du når dem på datainspektionen@datainspektionen.se.

Denna policy gäller från och med 2020-05-11.