En konferens kan vara en stor investering för ett företag, oavsett om det handlar om en mindre träff eller en större sammankomst. När du sätter igång med planeringen finns det flera faktorer som är viktiga att tänka på som kan påverka kostnaden.
I denna artikel hittar du sex viktiga saker att tänka på som både kan påverka kostnaden per person och den totala kostnaden för hela konferensen, samt hur vi på CONVENDUM kan hjälpa dig.
Sträcker sig konferensen över en halvdag, heldag eller flera dagar?
Ju längre konferensen pågår, desto högre blir kostnaden. En halvdagskonferens kan vara ett mer kostnadseffektivt alternativ om tiden är knapp eller om man inte har så mycket att gå igenom, medan en konferens hela dagen eller under flera dagar ger mer tid till fördjupade diskussioner och möjligheter att nätverka.
Hur många blir ni?
Hur många personer som ska delta påverkar naturligtvis kostnaden för mat och dryck, lokalhyra och andra utgifter. Uppskatta det totala antalet deltagare i förväg för att kunna planera och budgetera korrekt.
Vilken typ av lokal behövs?
Beroende på antalet deltagare och typen av konferens kan du behöva olika typer av lokaler. En mindre konferens kan hållas i ett konferensrum, medan en större konferens med många deltagare kanske kräver en större lokal, som exempelvis en mässhall.
Ska ni hyra in en talare?
Att hyra in en talare kan vara ett effektivt sätt att lyfta din konferens och skapa en minnesvärd upplevelse för deltagarna. Det är viktigt att välja en talare som har relevant expertis och erfarenhet inom det tilltänkta ämnet på konferensen. Det kommer också att påverka kostnaden. Att välja en lokal talare kan vara en mer kostnadseffektiv lösning, medan priset kommer vara avsevärt högre om det är en känd och nationellt eftertraktad talare du vill boka.
Behöver ni mat under dagen?
Mat och dryck av något slag under en konferens är nödvändigt. Att bestämma vilken typ av mat som ska serveras, hur ofta och på vilket sätt kan påverka både kostnad och planering. Oavsett om du vill erbjuda en god frukost, eftermiddagsfika bestående av en kopp kaffe och fikabröd, en god lunch eller kanske alltihop, så kan vi på CONVENDUM hjälpa till att planera och ställa iordning allt åt er under dagen.
Behöver deltagarna resa långt för att delta?
Beroende på om deltagarna behöver resa långt för att kunna delta på konferensen, så kan det komma att påverka den totala kostnaden både i form av resekostnader och övernattning på hotell. Vi rekommenderar att du bokar ett hotell i närheten av den lokal du väljer för konferensen för att underlätta för deltagarna. Behöver du tips på bra hotell i närheten med goda kommunikationsmöjligheter, hjälper vi dig gärna.
Kom ihåg! Precis som med allt annat, är god framförhållning viktigt när det gäller att planera en konferens. Ju tidigare du börjar planera och boka, desto större är chansen att du kan säkra de bästa priserna samt får den lokal och talare du vill ha. Var också noga med att hålla budgeten i åtanke när du planerar din konferens och se till att du har tillräckligt med pengar för alla nödvändiga utgifter. På CONVENDUM kan vi hjälpa att planera konferensen, så att den blir så framgångsrik som möjligt.
Vad våra konferensrum kostar att hyra för konferenser varierar och priset beror bland annat på hur stort rum du behöver, hur länge du behöver det och om det finns några tilläggstjänster som du vill ingår i den totala kostnaden. Kontakta oss gärna och berätta om dina behov, så får du ett förslag på pris därefter.
En konferens som sträcker sig över flera dagar eller innebär en lång resa för deltagarna och således kräver övernattning, innebär också en högre kostnad än en dagkonferens som inte kräver övernattning. Kostnaden påverkas även av på vilket hotell du bokar rum. Vi kommer gärna med rekommendationer gällande hotell som passar till konferensens budget och de behov som finns.
Kostnaden för en konferens per person varierar beroende på en rad faktorer, såsom plats, längd på konferensen, innehåll, måltider och eventuella tillägg.
Faktorer som påverkar den totala kostnaden för en konferens kan vara längden på konferensen, antalet deltagare, typen av lokal som behövs, om en talare ska hyras in, om mat behövs och hur mycket sant om deltagarna behöver resa långt för att delta.
Det finns flera saker du kan göra för att spara pengar på din konferens. Till exempel kan du överväga att ha konferensen på en vardag istället för en helg. Sen gäller det att vara ute i god tid med bokning av bland annat lokaler och resor för bättre priser.
Med ett stort utbud av lokaler runt om i Stockholm och Göteborg, är det enkelt att anordna din konferens tillsammans med oss på CONVENDUM. Våra rådgivare säkrar att ni hamnar i ett rum som passar era behov, oavsett antalet deltagare. Nedan kan du läsa mer om våra konferensanläggningar i Stockholm och Göteborg.
Konferens Stockholm
I Stockholm finns CONVENDUM på flera adresser, alla i centrala lägen med mötes- och konferensrum i olika storlekar. Konferens hos CONVENDUM innebär ett fullt utrustat mötes- eller konferensrum med allt ni behöver i form av teknik, mat och dryck.
Konferens Göteborg
Konferens hos CONVENDUM innebär ett fullt utrustat mötesrum med allt ni behöver i form av teknik, mat och dryck. Det innebär även full service med hjälp från vår personal på plats med det som behövs för att göra ert möte så bra som möjligt.
Kontakta oss
Du är alltid varmt välkommen att boka visning av våra lediga lokaler. Fyll i formuläret, ring oss på telefon +46 (0) 10 510 08 88, eller skicka e-post till info@convendum.se. Du är självklart även välkommen att kontakta oss för hjälp och information genom vår chattfunktion här på sidan.
Hitta information och sök efter fler bilder från våra kontor i Stockholm eller övriga locations i Sverige och på Mallorca i våra sociala medier: Instagram, LinkedIn och Facebook.
Varmt välkommen att boka visning hos oss på CONVENDUM! Fyll i formuläret eller ring oss på +46 (0)10 510 08 88 alternativt skicka e-post till info@convendum.se
https://convendum.kinsta.cloud/wp-content/uploads/2018/03/Convendum-Konferens.mp4
© Convendum AB
